¿Tus archivos históricos cumplen con la nueva Ley de Datos Personales en Chile?

En la era digital, las organizaciones generan y almacenan millones de documentos electrónicos: contratos, facturas, expedientes laborales, historiales médicos, reportes regulatorios, entre muchos otros.

Con la entrada en vigencia de la nueva Ley de Datos Personales en Chile, las empresas deberán conservar gran parte de esta información durante años, ya sea por exigencias regulatorias o para contar con evidencias frente a eventuales controversias. Esto incluye no solo documentos actuales, sino también respaldos, históricos y registros de procesos, logs, etc.

El desafío es evidente: frente a una filtración o brecha de seguridad, cualquier organización deberá reportar el incidente a la ANCI, quedando expuesta a sanciones económicas, pérdida de reputación e, incluso, la fuga de clientes.

El dilema de los archivos históricos

A diferencia de los documentos de uso cotidiano, los archivos históricos suelen ser de consulta poco frecuente. Sin embargo, su protección es igual de crítica. Algunas organizaciones intentan “sanitizar” esta información para eliminar datos personales, pero el costo de hacerlo de manera masiva puede resultar excesivo.

En este escenario, una estrategia costo-eficiente es optar por un servicio especializado de custodia digital a largo plazo, que garantice  la seguridad, vía encriptación, permitiendo que los documentos mantengan:

• Integridad mediante firma electrónica.

• Acceso seguro y controlado solo por sus dueños.

• Validez legal en el tiempo, a pesar de la evolución tecnológica.

Además que si es necesario “sanitizar” los archivos se pueda hacer cuando sea necesario para un archivo en cuestión y no todos los archivos.

Riesgos más frecuentes en la gestión documental

Tipo de Riesgo	Descripción	Nivel
Pérdida o manipulación de documentos	Servidores propios, carpetas compartidas o nubes genéricas no aseguran integridad ni trazabilidad.	Alto
Protección de datos personales	Antes no se exigía un resguardo tan estricto de la privacidad. Hoy es obligatorio.	Alto
Acceso confiable en el tiempo	La obsolescencia tecnológica puede volver ilegibles documentos en 10 o 20 años.	Alto (largo plazo)
Criptografía futura	Los algoritmos actuales podrían ser vulnerables ante la computación cuántica.	Alto (largo plazo)
Dispersión documental	Información crítica repartida en múltiples plataformas o repositorios.	Medio–Alto
Cumplimiento regulatorio	Sectores como banca, salud, energía y gobierno enfrentan normativas estrictas.	Muy alto

La Solución: La custodia digital de SAFE LTA

SAFE Long Term Archiving (LTA) es un servicio SaaS líder en Europa, gestionado por la empresa Infocert (Italia) que ofrece custodia digital certificada, utilizado por bancos, entidades de salud y públicas desde hace años. Cuenta con la experiencia y las funcionalidades para cumplir con la normativa GDPR.

Este servicio está representado en Chile por Certinet y es clave para el cumplimento de la Ley de datos personales en Chile,  dado que:

• Cada documento queda custodiado en un entorno seguro, con evidencias de que no ha sido alterado desde su archivo, con una política de conservación de clase mundial.

• Incorpora procesos de preservación digital que aseguran la legibilidad y usabilidad de los documentos, sin importar la evolución tecnológica.

• Toda la documentación relevante se centraliza en un archivo único, estructurado y con metadatos, facilitando búsquedas rápidas y una mejor gestión de evidencias.

• Asegura que el archivo digital cumple con los estándares europeos e internacionales de conservación a largo plazo con valor probatorio, reduciendo riesgos de sanciones o rechazos en auditorías.

• Es un servicio de archivo digital a largo plazo, diseñado para garantizar la preservación digital de documentos electrónicos durante décadas, cumpliendo altos estándares de seguridad y compliance europeos y alineada a las normativas locales.

• Con la custodia de largo plazo, solo se recuperarán los archivos que requieren algún tratamiento, a los cuales se puede acceder en un entorno seguro, manteniendo la privacidad.

SAFE LTA permite a las organizaciones estar protegido, con información cifrada y monitoreada, almacenando documentos que en la actualidad no son compliance con las nuevas normas de protección de datos. Si se requiere acceder, lo hace en un ambiente seguro, saca lo que requiere, borra lo no compliance y listo.

En definitiva, SAFE LTA asegura que su información histórica esté disponible, íntegra y protegida durante décadas, reduciendo riesgos y garantizando cumplimiento regulatorio.

Características técnicas clave

Archivo con validez normativa	Utiliza mecanismos de firma electrónica avanzada y sellado de tiempo cualificado para garantizar integridad, autenticidad y no repudio.
Preservación documental	Almacena documentos en formatos válidos y duraderos (PDF/A, XML, etc.). Aplica renovación periódica de sellos digitales (proof re-computation) para mantener vigencia legal.
Custodia en entornos seguros	Infraestructura certificada (ISO 27001, ISO 9001). Almacenamiento en data centers europeos y redundancia geográfica. Aislado del entorno productivo, con controles de acceso estricto.
Gestión de políticas de retención	Permite definir el ciclo de vida documental: desde el archivo hasta su destrucción controlada o preservación indefinida.
Trazabilidad completa	Cada acción queda registrada (registro de eventos y auditoría digital). Emisión de informes de archivado firmados digitalmente.
Conectividad	Accesible vía API RESTful o interfaz web segura. Compatible con sistemas documentales, ERPs, DTEs o firmadores externos.
Cumplimiento normativo	Reglamento eIDAS (UE) – archivo cualificado de documentos electrónicos. Normas ETSI (EN 319 511 / 521 / 531) – servicios de archivo cualificado. Reglamentos ISO (14721 OAIS Model, 19005 PDF/A). Alineada a: Ley 21.719 (Protección de Datos Personales) Ley 21.180 (Transformación digital del Estado – Chile) Ley 19.799 (Ley de Firma Electrónica)