Archivar de manera segura y en el largo plazo según la normativa

Un sistema de archivo digital seguro de largo plazo no es simplemente un repositorio: es una infraestructura crítica que protege la evidencia, preserva la validez legal de los documentos, resiste amenazas tecnológicas emergentes y permite cumplir con exigencias regulatorias.

Estos sistemas permiten preservar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos, facilitando su uso como evidencia sólida ante reguladores, auditorías, disputas contractuales o tribunales.

Custodia de evidencia

Un archivo seguro no solo almacena documentos: resguarda evidencia, lo que permite demostrar de manera verificable:

• Que los documentos no han sido manipulados.

• Que sus firmas, sellos o metadatos siguen siendo válidos.

• Quién accedió o intervino en ellos, garantizando trazabilidad y no repudio. 

En juicios, negociaciones, procesos de compliance o fiscalizaciones, la diferencia entre cumplir y no cumplir suele depender de contar con evidencia digital bien custodiada, con estándares reconocidos que marcan la diferencia entre cumplir o no con las obligaciones legales y contractuales.

Criptografía de largo plazo: un pilar para la seguridad

La seguridad de un archivo digital depende de su capacidad para resistir el paso del tiempo. Esto implica no solo almacenarlo correctamente, sino también renovar y mantener la criptografía que protege firmas y sellos digitales.

La protección digital no es estática: la criptografía tiene fecha de expiración si no se actualiza.

Expertos en ciberseguridad advierten que actores maliciosos ya están recolectando información cifrada hoy, previendo que futuras capacidades —como la computación cuántica— podrían permitir su descifrado. Esto vuelve indispensable contar con sistemas que:

• Realicen migración criptográfica periódica.

• Apliquen sellados de tiempo robustos.

• Incorporen estándares resistentes a amenazas futuras, incluyendo modelos post-cuánticos.

Riesgos de brechas, multas y obligaciones regulatorias

La protección de datos personales y la seguridad de la información son áreas de alto riesgo. Un sistema de custodia inadecuado puede generar:

• Brechas de datos que expongan información sensible.

• Multas millonarias por incumplimiento de normativas de privacidad.

• Daño reputacional, pérdida de confianza y afectación directa al negocio.

• Responsabilidad legal por no mantener evidencia confiable ante fiscalizaciones o juicios.

La legislación moderna, como la Ley de Protección de Datos Personales, la Ley de Ciberseguridad o los estándares sectoriales, exigen demostrar que la información fue resguardada correctamente durante todo su ciclo de vida. Un archivo seguro permite cumplir con estos principios de confidencialidad, integridad, trazabilidad y disponibilidad.

Aprovechando la experiencia de la Unión Europea

La Unión Europea ha trabajado por más de una década en estándares estrictos para la conservación digital segura, especialmente a través de marcos como:

• eIDAS, que regula firmas electrónicas, sellos, sellado de tiempo y conservación digital.

• RGPD, que establece obligaciones claras de seguridad, minimización y protección de datos, con un enfoque profundo en gestión de brechas y multas.

• ENS (Esquema Nacional de Seguridad) y estándares de archivado orientados a conservación a largo plazo.

Aprovechar esta experiencia permite reducir riesgos, adoptar tecnologías más maduras y cumplir con criterios reconocidos globalmente para la preservación digital.

SAFE LTA (Long Term Archiving) de Infocert representado por Certinet en Chile es una plataforma de archivo digital a largo plazo, en modelo de SaaS, diseñada para garantizar la preservación legal, técnica y probatoria de documentos electrónicos a lo largo del tiempo, conforme a marcos regulatorios europeos que nos llevan la delantera en cuanto a seguridad y cuidado de los datos personales, pero que también ha sido adaptada a normativas locales.

• Protege la información en paquetes firmados electrónicamente y con sello de tiempo de fácil búsqueda y acceso, con trazabilidad completa del proceso.

• Digitaliza el proceso de documentación de largo plazo (Conservación de contratos y documentos firmados electrónicamente)

• Mitiga los riesgos de pérdida o degradación documental. Reducción de los costos de archivo físico o infraestructura propia

• Asegura la disponibilidad documental por décadas

• Garantiza la evidencia en contextos litigiosos o regulatorios

Adoptar soluciones como SAFE LTA es invertir en continuidad operativa, seguridad jurídica y confianza a futuro.