SigningHub v8.6.11: Innovaciones para una gestión de firmas electrónicas más segura y eficiente
- Certinet
- 10 oct
- 8 Min. de lectura
La transformación digital exige soluciones que combinen seguridad, trazabilidad y usabilidad en cada proceso. En este contexto la versión 8.6.11 de SigningHub representa un paso estratégico hacia la centralización, seguridad y eficiencia operativa en la gestión de flujos de firma electrónica.
Esta nueva versión incorpora funcionalidades que responden tanto a las necesidades de entornos 100% digitales como de escenarios híbridos, donde la interacción presencial aún es relevante.
Destacamos dentro de ellas la incorporación de: Mejoras en códigos QR; el desarrollo y mejora de experiencia de usuario en el uso de OTP por SMS y Correo electrónico para la validación de identidad; la oportunidad de incorporar el medio de firma manuscrita, asociado a flujos digitales con dispositivos Signature Pad; y la automatización y mejoras a procesos de integración y manuales con el avance en el uso Postrpocesamiento y WebHooks. A continuación, te presentamos la lista de las principales mejoras que podrás encontrar en esta nueva versión.
Principales mejoras incorporadas en SigningHub 8.6.11
Mejoras a nivel de usuarios (con cuenta registrada)
5. Configuración obligatoria de Autenticación de usuario a nivel de documento y/o al firmar el documento.
Mejoras a nivel de administrador e integraciones:
1.- Envío de Enlaces para acceder al documento vía SMS
SigningHub 8.6.11 amplía las opciones de comunicación con los destinatarios al permitirte enviar por mensaje de texto (SMS), por Correo Electrónico, o por ambos canales de forma simultánea, el enlace para llegar al documento a firmar.
Encontrarás esta opción en la etapa de creación de nuevos flujos de firma, y se habilita para aquellos participantes que firmarán, aprobarán o agregarán información al documento.
2.- Determinación del envío de contraseña OTP por el destinatario
La nueva versión de SigningHub ha mejorado la experiencia de uso de la funcionalidad de autenticación de usuario vía OTP (contraseña de un solo uso) agregando el complemento de enviar esta contraseña por SMS y por Correo Electrónico. Esta opción mejora significativamente la posibilidad de recepción oportuna por el destinatario de la contraseña que debe validar su identidad y podrá elegir por qué medio recibirá la contraseña de un solo uso.
El OTP puede ser configurado para que el usuario valide su identidad en la apertura del documento, cuando va a realizar la acción requerida en él (aprobar o firmar), o en ambas situaciones.
El usuario que genera el flujo es quien puede configurar el uso de OTP en la opción Establecer Seguridad de Acceso, cuando está generando el flujo de firma, o bien al configurar el campo de firma, puede agregar seleccionar la opción de Autenticar al firmante mediante OTP. Es importante que para el uso correcto de la OTP vía SMS, se agregue el teléfono del destinatario con el formato +56912345678.
3.- Personalización de Código QR: Ajusta el tamaño e incorporación en distintas hojas del documento
En la versión SigningHub 8.6.11, se ha añadido una mejora que nació tras la solicitud de nuestros clientes. Ahora es posible personalizar el tamaño de los códigos QR, y junto con ello será posible agregar el código QR en distintas hojas del documento cargado.
El usuario que genera el flujo puede utilizar la función de Código QR agregandola desde la lista de Campos cuando esté preparando un flujo de firma.
4.- Envío del informe del flujo en XML de documentos finalizados
En la versión SigningHub 8.6.11, al configurar el post-procesamiento de un flujo de firma, ahora puedes activar la opción “Enviar el informe de procesamiento del documento (XML)”.
Esta funcionalidad permite que, una vez finalizado el proceso de firma, SigningHub envíe automáticamente el informe XML de evidencia, que contiene toda la trazabilidad del proceso, metadatos de firmantes, marcas de tiempo y sellos digitales a la URL del Webhook previamente configurada.
El usuario que genera el flujo podrá seleccionar esta opción en Post-procesamiento, cuando esté generando el flujo de firma.
El Administrador puede activar la URL del Webhook en> Configuración de Empresa > Avanzado > Más
Si tienes preguntas o consultas sobre esta nueva funcionalidad, no dudes en contactarnos a soporte@certinet.cl.
5.- Configuración obligatoria de Autenticación de usuario a nivel de documento y/o al firmar el documento
SigningHub 8.6.11 eleva el control de seguridad para aquellos documentos altamente confidenciales que requieren mayores evidencias en la verificación de identidad del destinatario, utilizando contraseña de mutuo acuerdo, o una contraseña de un solo uso OTP.
Estas opciones estaban en las versiones anteriores, pero ahora es posible establecer dentro de los Roles, que, al momento de preparar el flujo de firma, siempre se agregue este mecanismo de autenticación por parte de quien genera el flujo de firma.
La configuración obligatoria del doble factor de autenticación se puede establecer para acceder al documento, para realizar la acción requerida, ya sea aprobar o firmar, o para ambas instancias.
El administrador puede habilitar esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Configuración de Documentos.
El usuario que genera el flujo deberá configurar la seguridad de doble factor en la opción Establecer Seguridad de Acceso, cuando esté generando el flujo de firma. En esta sección podrá seleccionar qué tipo de autenticación de usuario se agregará, si será mediante contraseña de mutuo acuerdo o mediante OTP.
6.- Post procesamiento obligatorio del envío del documento a todos los destinatarios
En SigningHub 8.6.11, los administradores pueden forzar la activación del post procesamiento, para el envío automático del documento finalizado (completo y firmado) a todos los destinatarios que participaron en el flujo de firma.
Esto obligará a que los usuarios generadores de flujos de firma, dentro del Rol configurado, activen la opción para el envío automático del documento una vez que este haya sido completado.
Activando esta funcionalidad, te asegurarás de que las configuraciones para la notificación del documento terminado, se envíen siempre y se adjunte de inmediato el documento al correo electrónico de quienes fueron parte del flujo.
El administrador podrá activar esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Configuración de Documentos
7.- Cargar documentos desde diferentes discos en la nube
En SigningHub 8.6.11, el control sobre las integraciones con servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y OneDrive, se ha trasladado a la sección de Roles, permitiendo a los administradores definir, de forma independiente y por perfil de usuario, quién puede acceder, guardar o cargar documentos desde y hacia estas plataformas.
El administrador encontrará esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Configuración de usuario
8.- Firma Signature Pad (panel táctil de firmas): Captura Manuscrita para Entornos Presenciales
SigningHub 8.6.11 potencia los flujos de firma híbridos y presenciales con una mejora clave en la firma mediante un dispositivo Signature Pad (panel táctil de firmas). Ahora, los firmantes podrán capturar su firma manuscrita auténtica directamente en un panel táctil de firma, replicando la experiencia tradicional del papel, pero con todas las ventajas de la firma electrónica: validez legal, trazabilidad y seguridad.
El administrador podrá activar esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Apariencia de Firma
9.- Nuevo Reporte de documentos empresariales
SigningHub 8.6.11 introduce una nueva y útil herramienta de reportería para analizar información referente a los documentos cargados en la plataforma por todos los usuarios registrados en ella.
Esta funcionalidad permite a los administradores y usuarios autorizados, descargar un reporte consolidado en archivo Excel que muestra el estado actual, la fecha de creación, la fecha de última modificación, el propietario y el tipo de flujo de los documentos generados en la plataforma.
El Administrador puede utilizar esta funcionalidad en > Configuración de Empresa > Documentos.
10.- Webhooks: Notificaciones por Estado del Documento
SigningHub 8.6.11 introduce una mejora clave en la gestión de Webhooks: ahora puedes configurar de forma selectiva qué estados de documento activan una notificación automática hacia tu servidor o sistema externo.
En lugar de recibir notificaciones por todos los eventos posibles, puedes elegir únicamente aquellos que son relevantes para tus procesos automatizados, reduciendo ruido, optimizando recursos y asegurando que tu integración reaccione solo ante los cambios que realmente importan.
Esta funcionalidad puede ser accesada de forma centralizada, para todos los documentos que se procesen en el plan, o de forma específica dentro de la configuración de integraciones.
El Administrador puede activar la URL del Webhook en> Configuración de Empresa > Avanzado > Más; o desde > Configuración de Empresa > Integraciones > Webhooks. Según corresponda.
11.- Asignación del Nivel Predeterminado de Firma
En SigningHub 8.6.11, la configuración del nivel de garantía o nivel predeterminado de firma se ha centralizado en la sección de Roles, permitiendo a los administradores definir de forma estandarizada qué tipo de firma deben utilizar los usuarios asignados a cada rol por defecto.
El administrador encontrará esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Configuración de Documentos
12.- Características de certificación de documentos permitidas
En la versión SigningHub 8.6.11, varias configuraciones clave que antes estaban dispersas o solo disponibles al momento de compartir un documento o en secciones avanzadas, ahora se configuran directamente en los Roles.
La configuración asociada Rol de las opciones de certificación de documentos, permitirá al administrador asignar qué tipos de certificación puede asignar un usuario a los distintos documentos que cargará en la plataforma, y además podrá indicar cuál será el tipo de certificación predeterminado.
El administrador encontrará esta opción en > Configuración de Empresa > Roles > Editar (algún rol existente o en la creación de uno nuevo) > Configuración de Documentos
13.- Integraciones Centralizadas
Todas las configuraciones avanzadas de API, Webhooks y enlaces de finalización de flujo de trabajo ahora se encuentran en un solo lugar, lo que hace mucho más ágil las configuraciones de distintos aspectos de integración.
El administrador encontrará esta opción en > Configuración de Empresa > Integraciones
14.- Organización en las Bibliotecas
Ahora puedes generar carpetas personalizadas dentro de la Biblioteca Empresarial, con esta funcionalidad los usuarios y administradores podrán organizar sus documentos de forma lógica y jerárquica, superando la limitación de tener todos los archivos en biblioteca en una sola vista.
El administrador encontrará esta opción en > Configuración de Empresa > Biblioteca
¿Listo para aprovechar el potencial de SigningHub 8.6.11?
Sigue optimizando los flujos de firma y tus integraciones en tu empresa y aprovecha estas mejoras y nuevas funciones, muchas de las cuales han sido solicitadas por nuestros clientes.
Comparte esta información con tu equipo, y en conjunto mejoren la gestión de las firmas electrónicas con un mayor control, mayor seguridad, más personalización y una experiencia de usuario mejorada.
Escríbenos a soporte@certinet.cl y nuestro equipo especializado estará disponible para acompañarte en cada paso, asegurando que saques el máximo provecho de tu plataforma SigningHub.
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